Авансовый отчет канцелярские и бумага

Заполняем авансовый отчет

Работник принес канцелярские товары, купленные по распоряжению директора компании. Понятно, что за покупку надо отчитаться перед бухгалтерией. Для этого сотрудник должен составить авансовый отчет.

Как и всякий документ, связанный с денежными средствами, он должен быть оформлен четко и без ошибок. Компания может выдать своему сотруднику деньги для выполнения служебного поручения, например, для покупки канцтоваров. Выполнив поручение, сотрудник должен отчитаться об использовании потраченных сумм, для чего составляется авансовый отчет.

Расскажем об этом более подробно.

Перед выдачей денег для выполнения служебных поручений, руководитель компании определяет перечень сотрудников, имеющих право получать средства под отчет (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ).

Для этого директор издает соответствующий приказ. Когда сотруднику требуются деньги для выполнения задания, он пишет заявление на имя руководителя в произвольной форме.

В заявлении указывает нужную сумму и цель получения денег. Если руководитель не против, он собственноручно делает на полученном заявлении надпись о сумме денег и о сроке, на который выдаются наличные. Затем ставит подпись и дату (п.

4.4 положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П; далее – Положение).

В проекте нового порядка заполнения счетов-фактур сказано, что в графах 4–6, 8 и 9 стоимостные показатели указываются в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте) через разделительный знак «,».

В некоторых случаях, подотчетному лицу требуется доверенность от имени компании.

Для этого используют формы № М-2 или № М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).

В какой срок. В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения). Если деньги получены на командировочные расходы, то отчитаться за них нужно в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п.

26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Что не упустить. Чтобы отчитаться об использовании подотчетных сумм, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет.

Форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса, а также дату составления. После этого он заполняет таблицу, в которую вносит сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке. В случае выдачи аванса в иностранной валюте полученная сумма указывается и в валюте, и в рублях.

На оборотной стороне работник должен перечислить все виды и суммы расходов. Сделать это лучше в хронологическом порядке.

Образец заполнения авансового отчета приведен ниже. К авансовому отчету сотрудник прикладывает все документы, подтверждающие расходы.

Если была оплата наличными, подтверждением расходов послужит кассовый чек или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов.

Отметим, что суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах. Решение суда о восстановлении на работе незаконно уволенного работника подлежит немедленному исполнению (ст.

396 ТК РФ). Но бывают случаи, когда восстановленные работники попросту не выходят на работу. Объяснение этому дать не всегда просто: может, человек уже работает на новом месте, а может просто заболел.

Бывает, что работник прикладывает к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую ему выдал продавец. Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Такой вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).

Если бумаги составлены на иностранном языке, то их нужно построчно перевести на русский язык (п.

9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв.

приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Заполнив отчет, бухгалтер должен выдать сотруднику отрывную часть лицевой стороны отчета вместе с распиской. Последняя должна содержать фамилию, имя и отчество подотчетного лица, номер и дату авансового отчета, сумму документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов и листов в этих документах.

Полностью проверенный отчет руководитель (или уполномоченное лицо) утверждает, ставя на лицевой стороне отчета свою должность, дату и подпись с расшифровкой подписи. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Comments are closed.