Авансовый отчет медосмотр налоговый кодекс

Признаем представительские, командировочные и прочие расходы

Компания регулярно проводит переговоры, отправляет сотрудников в командировки, пользуется мобильной связью и интернетом.

Все расходы, связанные с этой деятельностью, подпадают под пристальное внимание налоговой инспекции.

Как правильно обосновать расходы, чтобы инспекторы не нашли повода усомниться. Деловые переговоры сегодня — неотъемлемая часть бизнеса.

Однако подобные мероприятия не только отнимают достаточно много рабочего времени, но и могут создать проблемы при налоговой проверке.

Поэтому важно внимательно отнестись к оформлению документации и следовать всем формальностям, что так любят чиновники.

«Официальность» переговоров. Налоговые органы часто не признают расходы по проведению переговоров в качестве представительских, поскольку считают, что такие мероприятия носят неофициальный характер. Чтобы разобраться в ситуации, обратимся к законодательству, а также к судебной практике. Даже краткий анализ позволяет сделать вывод о том, что компании могут учесть расходы на официальный прием и обслуживание, если документально подтвердят статус мероприятия.

Остановимся подробнее на деталях. На первый взгляд, Налоговый кодекс на стороне налогоплательщика. К представительским расходам относятся

«затраты на официальный прием (завтрак, обед) и обслуживание официальных лиц, участвующих в переговорах, либо лиц, участвующих в Совете директоров или заседании иного руководящего органа»

(п.

2 ст. 264 НК РФ). Однако не все так просто.

Дело в том, что законодательством не определено значение термина «официальный прием и обслуживание».

Чтобы не ошибиться в отнесении расходов, важно проанализировать судебную практику.

Судьи трактуют термин достаточно широко.

Они отмечают, что в п. 2 ст. 264 НК РФ не приведен конкретный перечень услуг, подпадающих под понятие «официальный прием и обслуживание».

Значит, к представительским можно относить лишь расходы, связанные с деятельностью, направленной на получение дохода, и произведенные именно в ходе официальных мероприятий. При этом статус официального мероприятию придает сам налогоплательщик. Например, в одном из дел суд прямо указал, что статус официального придан мероприятию по приему представителей других компаний приказом генерального директора и Положением о порядке расходования денежных средств на представительские цели.

Суд поддержал позицию компании и подтвердил ее право определять статус мероприятия самостоятельно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 № А56-338/2007).

Расходы на алкогольные напитки. «Особенности национальных переговоров» таковы, что решение рабочих проблем можно ускорить за рюмкой вина :).

Но впоследствии нужно обосновать затраты на алкогольные напитки, ведь налоговый орган может исключить их из базы по налогу на прибыль как необоснованные. Сразу обнадежим: во-первых, судьи считают, что расходы на алкоголь можно отнести к представительским. На том основании, что ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов (постановления ФАС Уральского округа от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2, Северо-Западного округа от 16.07.2008 № А56-15358/2007).

В документах, подтверждающих проведение переговоров и других представительских мероприятий, нужно прямо указать:

«Проводится мероприятие, имеющее официальный характер»

.

Во-вторых, как не парадоксально это звучит, в России алкоголь можно отнести к продуктам питания. А это позволяет признать расходы на его приобретение представительскими).

Во всяком случае, компании, защитившие свои интересы, использовали именно такой, не совсем стандартный, аргумент. Из п. 2 ст. 264 НК РФ ясно, что представительскими являются расходы на завтрак, обед, ужин, буфетное обслуживание участников официальных мероприятий. Таким образом, речь идет об обеспечении участников мероприятия продуктами питания.

В соответствии с Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93 (утв.

постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 301) продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000), ликероводочной, спиртовой и пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000) относится к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000). Оплата проживания и транспортного обслуживание партнера.

Гораздо больше проблем может возникнуть у компании, которая ведет переговоры с деловым партнером из другого города, а тем более из другой страны.

Понятно, что если вы заинтересованы в приезде важного иностранного гостя, то оплатите ему не только авиа- или железнодорожные билеты, но и такси, проживание в хорошем отеле, а также расходы на оформление визы.

Однако чиновники из налоговых органов и Минфина категорически против отнесения всех этих расходов к представительским (письма Минфина России от 16.04.2007 № 03-0306/1/235, ФНС России и Минфина России от 18.04.2007 № 04-1-02/306). И вновь единственный выход — это суд. Тем более что судебная практика в большинстве случаев не в пользу налоговых органов.

В частности, суды отмечают, что к «обслуживанию представителей» в соответствии со ст. 11 НК РФ можно отнести обеспечение жильем, проезд и питание (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2008 № А56-33426/2007).

Место проведения переговоров. Если переговоры проводятся в шикарном банкетном зале дорогого отеля, на теплоходе либо в другом необычном месте, аренда которого весьма не дешева, это сразу же сигнал налоговикам для дополнительной проверки.

Расходы, связанные с арендой помещений для проведения представительского мероприятия, инспекторы могут посчитать связанными с развлечениями и отдыхом.

Отстоять свою правоту компаниям вновь поможет Налоговый кодекс. В нем прямо сказано, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет.

Если у компании нет специального помещения для проведения таких мероприятий, то она может арендовать его на свое усмотрение (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2008 № А13-7506/2006-28, Московского округа от 21.06.2010 № КА-А40/5141-10). Переговоры во время командировки.

Бывает, что проверяющие подвергают сомнению расходы на переговоры, которые происходили в ходе командировки. Казалось бы, обычная рабочая ситуация, но для налоговиков это повод усмотреть нарушение.

Так, расходы компании на переговоры во время командировки были признаны налоговой инспекцией неправомерными лишь на том основании, что у командированного сотрудника отсутствовали полномочия на проведение переговоров (доверенность). Обратившись в суд, компания доказала, что расходы на проведение переговоров были документально подтверждены, экономически обоснованы и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

Суд разъяснил, что право компании включать расходы на переговоры в представительские гл.

25 НК РФ не связывает с наличием документов, удостоверяющих полномочия участников переговоров (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).

  • Маркетинговая политика, стратегия завоевания рынка, прочие документы, подтверждающие направленность расходов на получение дохода.
  • Приказ генерального директора (иной документ) о проведении мероприятия.
  • Смета представительских расходов, другие первичные документы, подтверждающие расходы, авансовые отчеты.

Чиновники из Минфина пришли к сходной позиции, а именно: расходы на переговоры во время командировок могут быть признаны представительскими при наличии оформленных первичных документов и соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Достаточно часто компании направляют своих сотрудников в командировки.

Цель командировки очевидна и для руководителя компании, и для самого командированного. Однако она далеко не столь очевидна для налоговых органов.

Чиновники часто сомневаются в производственном характере командировочных расходов, то есть в том, что понесенные расходы были направлены на получение дохода.

И компании придется доказывать, что командировочные расходы произведены в связи с осуществлением предпринимательской деятельности. Так, в одной из ситуаций налоговый орган исключил из базы по налогу на прибыль расходы на командировку представителей компании на выставку. Аргументы — не были представлены программа выставки, доказательства наличия на ней собственного информационного стенда и другие документы, подтверждающие связь между участием (посещением) в выставке и деятельностью предприятия.

Несогласный налогоплательщик обратился в суд. По его мнению, все документы были представлены налоговому органу, а производственная необходимость затрат на посещение выставки не зависит от участия самой компании в ней.

И определяется налогоплательщиком, а не налоговым органом. Суд согласился с позицией компании и признал требования налогового органа незаконными (постановление ФАС Московского округа от 29.07.2009 № КА-А40/6608-09).

Случается, что дальние командировки, требующие существенных затрат, подпадают под повышенное внимание налоговых органов.

И если цель командировки не совсем прозрачна, то проблем не избежать. Так, достаточно популярны налоговые семинары в теплых странах -на Кипре, в Греции, Турции. Видимо, в мягком климате многие российские налоговые проблемы уже не кажутся неразрешимыми ©.

Однако не стоит забывать, что придется возвращаться на родину и доказывать отечественным налоговым органам целесообразность таких командировочных расходов.

Сделать это не всегда просто. Так, налоговый орган признал необоснованными расходы на командировку представителей компании для участия в семинаре в Кейптауне (ЮАР).

И суд принял сторону налоговой инспекции. Аргументировали свое решение судьи следующим:

  1. сумма расходов (более 1 млн руб.) во многом определялась местом проведения семинара, что также свидетельствует об экономической необоснованности затрат;
  2. дополнительные доказательства экономической обоснованности расходов компанией не представлены (постановление ФАС Московского округа от 07.07.2008 № КА-А40/4960-08).
  3. тема семинара не предполагала выезд сотрудников в ЮАР;

Таким образом, компании в споре с налоговым органом не стоит ограничиваться только документальным подтверждением произведенных расходов. Имеет смысл доказать их производственную цель.

хотя формально у налогоплательщика и нет такой обязанности.

Если же компания займет пассивную позицию -мол, налоговый орган сам должен доказать обстоятельства, на которые он ссылается в споре, — есть риск, что судебное решение будет вынесено не в пользу компании.

Мобильная связь и Интернет — еще две «болевые точки».

Расходы на них по-прежнему вызывают вопросы у проверяющих. Перечня документов, необходимых для подтверждения таких расходов, в Налоговом кодексе нет.

Там указаны лишь общие критерии, которым должны соответствовать все расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль (документальное подтверждение, экономическая оправданность и направленность на получение дохода, ст. 252 НК РФ). Какие же доводы прозвучат для налоговых инспекторов убедительно?

Расшифровка телефонных переговоров не нужна налоговикам, поскольку не раскрывает содержания разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность. Мобильная связь. На сегодняшний день Минфин четко определил, какие документы нужны для обоснования расходов на мобильную связь (письма Минфина России от 13.10.2010 № 03-0306/2/178 и от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

Тем не менее на практике налоговые органы пытаются расширить перечень таких документов, требуя дополнительные бумажки — детализированные счета от операторов и прочее.

Правда, суды обычно встают на сторону налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10 и от 12.04.2010 № КА-А41/2775-10). Интернет. Здесь все несколько сложнее, поскольку ни одним из разъяснений не доведен список документов, необходимых для подтверждения расходов на Интернет. По мнению Минфина, документально подтверждать такие расходов нужно следуя ст.

252 НК РФ (письма Минфина России от 31.05.2007 № 03-0306/1/348, УФНС России по г.

Москве от 13.04.2010 № 16-15/038577) На практике суды самостоятельно оценивают достаточность документального подтверждения расходов. Так, по мнению судей, для правомерности отнесения к прочим расходам затрат на Интернет достаточно первичных учетных документов, таких как счета-фактуры, акты об оказании услуг, а также договоры с провайдером (постановление ФАС Московского округа от 01.02.2007 № КА-А40/13043-06).

  • Приказ руководителя организации об утверждении перечня должностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходима сотовая связь.
  • Договор с оператором на оказание услуг связи.
  • Первичные документы, подтверждающие расходы.

Хотелось бы напомнить, что представительские расходы нормируются.

В базе по налогу на прибыль в составе расходов можно учесть лишь сумму, не превышающую за отчетный (налоговый) период 4 процентов расходов компании на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ). И еще один важный нюанс: к представительским не относятся расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний. По произведенным расходам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов: чеков (счетов, квитанций и пр.) магазинов, гостиниц, ресторанов.

В отличие от налогового учета, в бухгалтерском учете представительские расходы отражаются в полном объеме в составе расходов по обычным видам деятельности (пп. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Дт 26 Кт 71 (60) — представительские расходы отражены в составе общехозяйственных затрат; Дт 20 Кт 26 — общехозяйственные расходы включены в состав затрат на основное производство; Дт 90 Кт 20 — затраты на основное производство учтены в себестоимости реализованной продукции.

Дт 44 Кт 71 (60) — представительские расходы отражены в составе расходов на продажу; Дт 90 Кт 44 — расходы на продажу учтены в себестоимости реализованных товаров.

Comments are closed.