Личное дело работника министерства обороны

Личное дело

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформлен­ные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетель­ствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут до­бавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д. аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются. Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведе­ний о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно.

Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую доку­ментацию, с указанием даты формирования личного дела.

Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а ко­нечной — дата увольнения. Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации.

Вместо изъятого документа вкла­дывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоря­жению документ изъят, кому передан. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Количество номеров в журна­ле должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. Выдача личного дела во временное пользование учитывается по кон­трольной карточке, которая ставится на место выданного дела.

В конт­рольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело. Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы.

Дела рас­полагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хране­ние в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индиви­дуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов.

В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения.

Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указани­ем на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело.

К объединённому делу составляется внутренняя опись включён­ных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются све­дения на это лицо.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указыва­ется: «невостребованные трудовые книжки -.

шт». При изъятии трудо­вой книжки в их количество вносится исправление.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кад­ровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтоже­нию, имеющего типовую форму. Для удобства при определении сроков хранения документов в при­ложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения.

Таблица составлена на основании

«Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения»

и вышедших в 1994-1995 гг.

ведомствен­ных перечней:

«Перечня документов со сроками хранения, образующих­ся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и уч­реждений его системы»

и «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г.

Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по лич­ному составу. В распоряжении указывается: «В целях обеспечения со­хранности документов по личному составу.

1 Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, вклю­чать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспе­чения учета и сохранности документов по личному составу. 2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осу­ществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п.

1 настоящего распоряжения.» Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обя­зательно должны быть включены пункты по работе с кадровой докумен­тацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадро­вой документации.