Первичные документы для оформления реализации

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: составляем, заполняем, подписываем

«Без бумажки ты букашка. ». Это выражение обычно вызывает улыбку. Но в финансово-хозяйственной деятельности предприятия каждая операция документируется. Первичный документ является основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия.

Кроме того, первичные документы будут подтверждением факта осуществления операций при возникновении спорных ситуаций, в том числе при судебном разбирательстве. Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г.

№ 637 . Перечень № 41 — Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 . Согласно ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций.

Определение первичного документа, приведенное в п. 2.1 Положения № 88 . несколько шире — это документы, созданные в письменной или электронной форме, что фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Как видим, Положение № 88 несколько расширяет понятие первичного документа, отнеся к ним, помимо документов, регистрирующих факт совершения хозопераций, еще и распоряжения и разрешения администрации (собственника) на проведение хозопераций.

Учитывая, что более высокий статус имеет Закон о бухучете, считаем, что распоряжения (приказы) работодателя не являются первичными документами, так как в них не фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. В то же время в первичном документе, помимо факта совершения хозоперации, может быть включен еще и факт распоряжения или разрешения руководителя (собственника).

Минфин в письме от 27.01.06 г. № 31-34000-30-27/1450 также указывает, что распоряжение руководителя предприятия лишь подтверждает разрешение работникам предприятия на осуществление операции по передаче имущества (распоряжение, указание осуществить операцию по передаче имущества) и не фиксирует факт осуществления самой хозяйственной операции по передаче имущества.

Таким образом, первичным будет тот документ, в котором будет зафиксирован факт осуществления хозяйственной операции . Напомним: хозяйственная операция — действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия ( ст. 1 Закона о бухучете ). Судебная практика исходит из того, что любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т.

п.) имеют силу первичных документов только в случае фактического осуществления хозяйственной операции . Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, соответствующие документы не могут считаться первичными документами для целей ведения налогового учета даже при наличии всех формальных реквизитов таких документов, предусмотренных действующим законодательством ( письмо ВАдСУ от 02.06.11 г. № 742/11/13-11 ). Помимо приказов и распоряжений, в хоздеятельности предприятия составляется ряд документов, которые первичными не являются.

Для удобства проанализируем привычные нам документы на предмет их «первичности»/«непервичности» (табл. 1 на с. 39). В общем случае договор не является первичным документом, поскольку договор — это договоренность двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей ( ч. 1 ст. 626 ГКУ ). То есть договор не фиксирует факт осуществления хозяйственной операции.

Им определяется порядок действий сторон при ее осуществлении.

Заключение договора не вызывает изменений в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия Договор может быть первичным документом, если в нем, помимо определения порядка действий сторон, зафиксирован и факт осуществления хозоперации.

Например, в договоре на аренду прописано, что в момент подписания договора осуществляется передача объекта аренды от арендодателя арендатору. Договор к первичным документам относит ГНАУ (например, письмо от 10.06.08 г. № 11818/7/16-1517-26 ) и ВАдСУ ( письма от 02.06.11 г.

№ 742/11/13-11 и от 20.07.10 г. № 1112/11/13-10 ) По своему назначению не соответствует признакам первичного документа . поскольку в счет-фактуре не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, а носит только информационный характер ( письма Минфина от 30.05.11 г.

№ 31-08410-07-27/13794, от 09.07.07 г. № 31-34000-20/23-4579/4800 и от 27.11.06 г.

№ 31-34000-20-23/25136 ) Счет-фактура не является типовой формой .

утвержденной Госкомстатом ( письмо Госкомстата от 15.07.10 г. № 14/2-18/72 // ком. в «БН», 2010, № 40, с. 6; письмо Минфина от 09.07.07 г.

№ 31-34000-20/23-4579/4800 ) Есть типовой формы и нетиповой формы. Типовые формы утверждены для отдельных видов продукции в форме товарно-транспортных накладных (например, для перевозки хлеба, молочного сырья, спирта, алкогольных напитков и т.

п.). Типовой формы нет. При составлении акта для придания ему статуса первичного документа следует обязательно указать все реквизиты, присущие первичным документам (см. табл. 2 на с. 41). Обязательно укажите в акте конкретный перечень выполненных работ (предоставленных услуг), место и дату их выполнения (предоставления), в чем выражен результат выполненных работ (предоставленных услуг). Если это не сделать, то, по мнению ГНАУ ( письма от 30.06.06 г.

№ 12304/7/15-0517 и от 27.12.04 г. № 14170/5/14-3216 ), будут нарушены ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 .

и, следовательно, такой документ не будет первичным Налоговая накладная является основным документом, который подтверждает уплату покупателем суммы НДС продавцу в составе стоимости товаров (услуг) и при определенных условиях дает право покупателю включить такую сумму в налоговый кредит. На основании налоговой накладной (в большинстве случаев) следует осуществить бухгалтерскую запись по субсчету 641/НДС (по Дт — налоговый кредит; по Кт — налоговое обязательство). Калькуляция себестоимости единицы изготовленной продукции по своему назначению не отвечает признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируется никакая хозяйственная операция ( письмо Минфина от 29.05.09 г.

№ 31-34000-10-16/14618 ). Несмотря на то что из разъяснения, приведенного в письме Минфина от 03.08.09 г. № 31-34000-20-16/20991 (ком. в «БН», 2009, № 33, с. 10), можно сделать вывод о том, что доверенность является первичным документом, считаем, что это не так Путевой лист — документ установленного законодательством образца для определения и учета работы автомобильного транспортного средства ( раздел 1 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.97 г.

№ 363 ) Выписки по лицевым счетам клиентовявляются подтверждением выполненных за день операций и предназначены для выдачи или направления клиенту.

Порядок, периодичность распечатывания и форма предоставления выписок (в бумажной или электронной форме) с лицевых счетов клиентов устанавливаются договором банковского счета, который заключается между банком и клиентом при открытии счета ( п.

5.6 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.03 г. № 254 ). На основании бухгалтерской справки, как правило,осуществляются корректировочные записи в учетных регистрах, что для ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете является хозяйственной операцией.

Поэтому бухсправка отвечает критериям первичного документа.

Отчет не подтверждает факт осуществления хозоперации. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. Факт израсходования командировочных средств — документами, приложенными к Отчету, возврат неиспользованных наличных средств — приходным кассовым ордером.

Акт сверки расчетов — это скорее выписка из регистра аналитического учета по учету расчетов с контрагентами, а не первичный документ. С этим согласны и Минфин ( письмо МФУ от 18.09.07 г.

№ 31-34000-10-10/18896 ), и ВХС ( постановление от 22.07.03 г.

№ 21/308 ). Подробнее см. в Почте недели

«Каким документом можно оформить сверку расчетов между контрагентами?»

// «БН», 2009, № 1-2, с. 46 Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции. Если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

Для контроля и упорядочивания данных информация из первичных документов может включаться в сводные учетные документы. Обратите внимание: руководитель (собственник) предприятия обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления для учета сведений и документов ( ч.

2 ст. 8 Закона о бухучете ; п.

2.13 Положения № 88 ). Не стоит забывать, что именно руководитель (собственник) отвечает в целом за организацию бухучета на предприятии (см. статью

«Бухгалтерская работа: кто может ее выполнять и какова ответственность за промахи»

// «БН», 2011, № 29, с.

16). А поэтому кто как не он заинтересован в надлежащем первичном документировании хозопераций. Информация, которая содержится в принятых к учету первичных документах, систематизирует на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимоувязываемых счетах бухгалтерского учета.

Для упорядоченности движения и своевременного формирования записей в бухучете из первичных документов приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота .

В нем указываются дата создания или получения от других предприятий документов, принятия их к учету, передача в обработку и в архив ( п. 5.1 Положения № 88 ). Обычно график документооборота составляют в виде приложения к приказу об организации бухгалтерского учета на предприятия в виде схемы или перечня работ (таблицы) в разрезе каждого первичного документа, с которыми работает предприятие. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали документы ( ч.

8 ст. 9 Закона о бухучете ; п. 2.14 Положения № 88 ). Предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока.

Частью 9 ст. 9 Закона о бухучете предусмотрено, что копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия лишь по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. При этом обязательно должен быть составлен реестр изымаемых документов в порядке, установленном законодательством.

Извлечение оригиналов таких документов и регистров запрещается, кроме случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством.

В п. 85.5 НКУ предусмотрен запрет на изъятие оригиналов первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, за исключением случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законом.

Что касается предоставления копий первичных документов, то в НКУ ( п.

85.4 ) предусмотрено, что в случае проведения проверок должностные лица органа ГНС имеют право получать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных . бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения . неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГНС.

Обязательные реквизиты . Первичный документ должен иметь обязательные реквизиты, перечень которых приведен в ч.

2 ст. 9 Закона о бухучете и п.

2.4 Положения № 88 . Поскольку эти нормы несколько разнятся, сравним их (табл. 2).

Comments are closed.