Виза юриста на приказе является

Виза юриста на приказе является

Работники организации при подготовке документов нередко сталкиваются с необходимостью их согласования. При этом указанное согласование подразумевает предварительную оценку проекта документа и (или)получение согласия на его издание.

При этом согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования. — Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; — Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция № 4).

Согласно п. 61 Инструкции № 4 реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования.

При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

В случае наличия разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле. Визированию подлежат не только внутренние документы, но и исходящие. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации.

Рекомендуем прочесть:  Как пишется декретный отпуск

Виза оформляется по тем же правилам, что и при согласовании внутренних документов. Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации, начальником отдела кадров (инспектором либо специалистом по кадрам), главным бухгалтером.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа должен быть завизирован руководителями обоих структурных подразделений. При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Так, например, при подготовке распорядительного документа, содержащего поручения нескольким структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание. Сроки согласования значительных по объему и сложных по содержанию документов, как правило, не должны превышать 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы надлежит визировать в день их поступления на согласование.

Помимо визы согласования на практике применяется так называемая «виза ознакомления». В отличие от визы согласования она проставляется на документе, который уже подписан и утвержден уполномоченными должностными лицами, и вступил в действие.

Необходимость оформления такой визы возникает при поступлении из сторонней организации документа, с содержанием которого должны ознакомиться должностные лица. Помимо указанного случая необходимость проставления визы ознакомления существует и в случае издания в организации внутреннего документа (приказа, распоряжения). С целью надлежащего исполнения соответствующего документа с его содержанием должны быть ознакомлены все работники, которых он касается.

Следует учесть, что в случае если заинтересованные должностные лица были ознакомлены с содержанием внутреннего документа еще на стадии проекта (проставляли на нем визы согласования), их дополнительного ознакомления с его содержанием не требуется. Если с содержанием документа необходимо ознакомить всех сотрудников организации, его первый экземпляр надлежит передать по очереди во все структурные подразделения. В свою очередь, работники, ознакомившись с его содержанием, проставляют визу ознакомления.

Указанную отметку рекомендуется оформлять на оборотной стороне последнего листа в том же порядке, в котором оформляется виза согласования (наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи, дата).

Если на оборотной стороне документа недостаточно места, допускается прилагать отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления.

Иные требования предъявляются к оформлению визы ознакомления в приказах по личному составу.

Если должностные лица визируют проект приказа по личному составу на стадии его подготовки (например, приказ о приеме на работу завизируют начальник отдела кадров, главный бухгалтер, начальник отдела, в который принимается работник, другие должностные лица согласно их компетенции), то работник знакомится с его содержанием уже после подписания.

Поскольку ознакомление работника с приказом в силу требований трудового законодательства является обязательным, визу ознакомления работника с приказом по личному составу надлежит оформлять на лицевой стороне, а отдельные элементы данного реквизита — указывать в проекте приказа заранее, вместе с текстом (за исключением личной подписи и даты, которые должны быть оформлены работником собственноручно).

Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, поскольку оно указывается в тексте приказа.

Comments are closed.